Boganmeldelse: The Phoenix Project: A Novel About IT, DevOps, and Helping Your Business Win

Jeg vil gerne anbefale jer en bog om IT drift. Den er skrevet som en roman, men indeholder væsentlige læringspointer og faglige elementer, som er relevante og tankevækkende. Bogen er skrevet i et flot og læseværdigt sprog, med mange aktion prægede afsnit, hvor IT drift som ofte sammenlignes med krigslignende situationer eller amerikanske aktion film. Jeg har flere gange blevet henført til min tid i militæret, når forfatterne taler om nedbrud i IT systemerne. Eksempelvis hvor IT driftschefen taler til sine sektionsledere om et massivt nedbrud i lønsystemet og efterfølgende et nedbrud i SAN:   

 

”First, the events that led to the SAN and payroll failure on Thuesday may not happen again. What started off as a medium-sized payroll failure snowballed into a massive friendly-fire SAN incident. “ s. 78.  

 

Man fristes til at råbe hell yea – Oorah. (udtryk fra marinekorpset) når man læser disse passager i bogen.

Samtidig sidder jeg ofte med et skjult smil over genkendelighedens glæde ved de små episoder som skildres i bogen. Disse episoder er nemme, at relatere til fra min egen tid i en IT driftsorganisation. Det gør bogen nærværende og morsom på sin egen let indforståede facon.

 

 Bogen starter med at hovedpersonen Bill Palmer bliver forfremmet to niveauer i IT afdelingen i en større produktionsvirksomhed der producerer reservedele til biler. Bill er tidligere marine soldat og sergent og dermed også eksplicit bogens helt store helt. Han går fra at være sektionsleder i en mindre sektion med 6 medarbejdere til at blive afdelingschef for hele IT drift. Samtidig er en række større forretningskritiske projekter forsinkede – specielt Phoenix projektet (del af titlen på bogen), som er et 2 år forsinket, 20 mill dollars stort projekt der skal vende nedturen for Firmaet Bill er ansat i. Desuden er IT drift i virksomheden kendetegnet ved brandslukning, dag til support og intet overblik over hvad medarbejderne reelt bruger deres tid på.

Bogens helt store tema beskrives ret præcist på side 53 hvor Bill Palmer selv beskriver de problemstillinger som IT afdelingen står over for. Nedenstående kan ligeledes godt betragtes i et generelt perspektiv for branchen, og derfor er bogens budskaber som oftest relevante og genkendelige.

The plot is simple: First, you take an urgent date-driven project, where the shipment date cannot be delayed because of external commitments made to Wall Street or customers. Then you add a bunch of developers who use up all the time in the schedule, leaving no time for testing or operations deployment. And because no one is willing to slip the deployment date, everyone after Development has to take outrageous and unacceptable shortcuts to hit the date.

The results are never pretty. Usually, the software product is so unstable and unusable that even the people who were screaming for it end up saying that it’s not worth shipping. And it’s always IT Operations who still has to stay up all night, rebooting servers hourly to compensate for crappy code, doing whatever heroics are required to hide from the rest of the world just how bad things really are.( s.53)

Bill Palmer og hans to sektionsledere bliver i første del af bogen kastet ud I det ene store IT nedbrud efter det andet, en ekstern sikkerheds audit samt indtil flere problemstillinger som kun få af deres medarbejdere kan løse (flaskehalse). Herefter møder Bill Palmer Erik Reid som tidligere har arbejdet i produktionen på en af virksomhedens fabrikker og nu er blevet tilbudt en plads i bestyrelsen. Erik Reid er Bill Palmers redningsmand og han introducerer en række værktøjer som Bill kan benytte for at få styr på sin organisation og produktion. Erik forklarer sin metode på en slags hippie/buddhisme kind of way:  

”The First Way helps us understand how to create fast flow of work as it moves from Development into IT Operations, because that's what's between the business and the customer. The Second Way shows us how to shorten and amplify feedback loops, so we can fix quality at the source and avoid rework. And the Third Way shows us how to create a culture that simultaneously fosters experimentation, learning from failure, and understanding that repetition and practice are the prerequisites to mastery." S. 91

Bill Palmer arbejder efterfølgende med at rette IT afdelingen op og i højere grad sikre en konsensus med forretningen, sikre gode og u bureaukratiske processer samt at arbejdet ligeligt fordeles mellem medarbejderne.  Der arbejdes med at identificere og udbedre flaskehalse samt minimere ikke planlagt arbejde (læs akutte nedbrud og projektopgaver), at arbejde struktureret, strategisk og sammenhængende i en slags end-to-end proces. Alle vægge plastres til med Kanban tavler og LEAN begreber flyver frit gennem luften. Alt sammen meget dejligt når det lykkedes, men skildringen i bogen virker lidt frelst, og næsten for let og lykkeligt.

Bogen er desuden lidt arketypisk i sine personskildringer. Bill vores helt store helt, Patty er en ret firkantet change manager der elsker (lange og komplekse) procedurer, Wes som er driftsmand med alt hvad der hører til faget. Han råber op inden har tænker, han er lidt for overvægtig og elsker teknologi mere end mennesker, John er den over firkantede IT sikkerhedsansvarlige og Bren er IT nørden, magikeren, wizkid eller en slags Yoda der laver alting i IT afdelingen. Stort set intet arbejde i IT afdelingen, i starten af bogen, kan udføres uden Brent hjælper. Når Brent arbejder, går han ligesom i en trance lignende tilstand, manipulerer med kode på en intuitiv og uforståelig facon.  (“You don’t need to see his identification … These aren’t the droids you’re looking for …). 

Som andre passager i bogen, er personskildringerne lidt arketypiske og ordinære, men derfor er de også genkendelige fra den virkelige verden. Det er dels morsomt, men også lærerigt i forhold til, hvordan man får folk med forskelligt udgangspunkt og perspektiv til at arbejde sammen.

Implementeringen af Eriks Reids three ways kører nok mere gnidningsfrit i bogen end i virkeligheden. Der er bare intet der er så dårligt, der så hurtigt, bliver så godt. Men hvis man kan se bort for dette, så er indholdet i bogen stadig relevant. Bogen beskæftiger sig ikke voldsomt meget med de menneskelige eller kulturelle elementer i så store ændringer, hvilket nok er en væsentlig mangel. Men koncentrerede pointer, der er skåret ud i pap, står også tydeligere frem, og det er faktisk rart at en række ting er sat på spidsen for læseren.

Jeg synes bogen er fremragende og jeg vil anbefale den til alle der er i IT branchen. Bogen giver desuden et let tilgængeligt indblik i maskinrummet i en IT afdeling, samt illustrerer vigtigheden i, at få en IT strategi, prioritering af IT opgaver samt udvælgelse af projekter koordineret og konsolideret med forretningens vision og mål. 

Alene på den baggrund, bør bogen ligeledes læses af direktører, afdelings- og sektionsledere og udviklingsfolk i virksomheder, der alle er afhængig af IT, til at nå deres forretningsmål.

The Phoenix Project: A Novel About IT, DevOps, and Helping Your Business Win

Alle sidehenvisninger er baseret på Kindle versionen med en opretstående vinkel.

IT strategi på hospitalet - nr. 1 - driftspersonale giver primært driftsfunderede svar

Nærværende blog indlæg er det første i en serie omhandlede strategiarbejde indenfor IT i sundhedssektoren.

Strategiarbejde kan være vanskeligt og specielt i en organisation, der i høj grad er præget af drift, er det ofte direkte umuligt. Jeg har selv været leder i en IT afdeling på et hospital der havde projekt og udviklingsarbejde (projektgennemførsel, LEAN, innovation) samt drift (support, indkøb, bortskaffelse af skrot etc) som hovedansvarsområder. Men der er ingen tvivl om, at driften kom før alt andet. For at forstå dette skal man kende bare en anelse til hospitalsvæsnet. 

Sygehusene er i dag finansieret delvist af staten via DRG afregningen.

DRG-systemet anvendes ved udmøntning af den statslige aktivitetspulje, beregning af den kommunale medfinansiering, afregning af mellemregionale patienter på basisniveau, i forbindelse med takstfinansiering og som redskab til at analysere omkostninger og aktivitet på landets sygehuse. Med andre ord, så får hospitalet finansieret sin aktiviteter via DRG afregningen, som man på sin vis kan sidestille med indtægter via salg i en privat virksomhed. Der er altså et enormt fokus på produktivitet på landets sygehuse, da der er et økonomisk incitament for dette fokus.

Når man så taler om IT udvikling og implementering af nye systemer, så er det ikke altid dette har medført en øget produktivitet. Jeg var med ved indførslen af elektronisk patient journal på Odense Universitetshospital. Dels som projektleder, men også som sektions- og afd.- leder. Her viste vores studier, at eksempelvis stuegang tog ca 20 pct længere tid i op til tre måneder efter ibrugtagning, men også at dette tal faldt til ca 10 pct herefter. Der var med andre ord en produktionsnedgang som man aldrig indhentede. Om kvaliteten, arbejdsmiljø, patienttilfredshed eller andre parametre blev bedre, målte man ikke på, og dermed kan man isoleret påstå, at hospitalet ikke havde en økonomisk gevinst ved indførslen af EPJ – en naturlig konklusion på baggrund af den anvendte afregningsmodel (DRG).

Når så man forsøger at arbejde strategisk med IT planlægning på et dansk hospital, så får det naturligt hurtigt et drifts og produktionsperspektiv. Hermed også et noget mere kortsigtet fokus, da optimering af drift oftest er små løbende inkrementielle forbedringer. På sygehuset er det oftest den læge der har mest magt eller råber højest, der får sin mening gennemført eller også fokuserer topledelsen og IT ledelsen på driftsmæssige forbedringer. Det ligger i hospitalets natur, afregningsmodel og dermed er det oplagt at dette også er tilfældet indenfor planlægning af IT.

Et godt eksempel på dette fænomen er, at for nylig gennemførte et større hospital en IT strategiproces. Efter endt skrivning og rapporten/strategien skulle afleveres, så blev titlen ændret fra en IT strategi til en IT driftskonsolideringsplan. Dels med et kortere tidsligt perspektiv, og dels med et entydigt fokus på små driftsmæssige forbedringer i eksisterende systemer, i stedet for ambitiøse strategiske mål og indsatsområder i et længere tidsligt perspektiv.

Det er ikke fordi man ikke ønsker at arbejde strategisk, men når hospitalets grundlæggende struktur er et fokus på drift, så er visioner, strategier vanskelige at arbejde med endsige at gennemføre. Samtidig placeres en del af beslutningerne om hvilken vej man skal gå decentralt hos personalet (lægerne primært), og dermed reduceres muligheden for et overordnet, koordineret og strategisk perspektiv. 

Driftspersonale har en tendens til at give driftsmæssige svar.

Bæredygtighed på Det Digitale Hospital

’Det bæredygtige hospital’ et af de væsentligste succesparametre for Nyt OUH. For projektet defineres bæredygtighed i både program og projekt som miljømæssig, social og økonomisk bæredygtighed. Denne brede og favnende definition for bæredygtighed er brugt som afsæt for at se sundhed, helbredelse og bæredygtighed som integrerede elementer i den måde hospitalet er tænkt og struktureret. Hospitalet i landskabet/landskabet i hospitalet, helende arkitektur, den menneskelige skala er alle begreber, som understøtter intentioner om bæredygtighed – og vice versa.

Bæredygtighed indenfor udstyr og herunder principper for grøn-it handler om energieffektiv og miljørigtig anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi. Bæredygtighed indenfor udstyr handler både om at reducere miljøbelastningen fra det digitale udstyr og om at reducere miljøbelastningen som konsekvens af anvendelse af moderne teknologier på udstyrsområdet. I forhold til Nyt OUH er bæredygtighed derfor både relevant i byggeprocessen som i den efterfølgende drift.

Strømforbruget fra udstyr stiger i takt med den fortsatte digitalisering af arbejdsgange og processer på OUH og dermed Nyt OUH, og tegner sig for en stadig større andel af hospitalets energiforbrug. Her tænkes også energi til udsugning, varmeregulering og aircondition mm.

Snævert i forhold til digitalt udstyr, er det vigtigt at være opmærksom på de forskellige faser af udstyrets livscyklus. Med bæredygtighed kan udstyr vurderes ud fra et totalt perspektiv fra udvikling, produktion, drift til bortskaffelse. Det skal i forbindelse med anskaffelse af udstyr også bedømmes ud fra en bæredygtigheds vinkel.

Regionerne i Danmark har indgået en frivillig aftale med Center for energibesparelser som har en palet af indkøbsvejledninger. OUH og nyt OUH har valgt at følge disse retningslinjer og de skal indgå som ramme i det videre arbejde med bæredygtighed på Nyt OUH.

I forhold til Nyt OUH og bæredygtighed skal der i regi af Det Digitale Hospital udarbejdes en Strategi for bæredygtighed. 

Dette arbejde igangsættes i foråret 2013 i forbindelse med dispositionsforslaget. 

I forbindelse med dette aarbejde kunne det være relevant at kigge lidt i retning af USA og Kaiser Permanente: Reducing our Environmental Impact to Create Healthy Communities